Przejdź do treści

Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:
Sala Weselna Pod Bocianami — Jan i Barbara Mislisz
NIP 5870005142
ul. Gdyńska 1, 84-123 Mrzezino
E-mail: biuro@podbocianami.pl
Telefon: +48 604 298 231

2. Jakie dane, w jakim celu i na jakiej podstawie

Z formularza zapytania otrzymujemy: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, termin i rodzaj uroczystości, liczbę gości, wybrane menu i dodatki, treść wiadomości, jeśli ją wpiszesz, oraz odpowiedź na pytanie „Skąd o nas wiesz?”, jeśli ją wybierzesz. Przetwarzamy je w celu:

  • obsługi zapytania ofertowego i kontaktu przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — a w zakresie, w jakim przy wysyłce formularza zaznaczasz zgodę na przetwarzanie danych w celu udzielenia odpowiedzi, także na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); zapisujemy wtedy datę i godzinę jej udzielenia,
  • zawarcia i wykonania umowy na organizację przyjęcia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
  • wypełnienia obowiązków prawnych, w tym podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
  • zapewnienia bezpieczeństwa strony i ochrony formularza przed automatycznym spamem — nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); w tym celu przetwarzany jest adres IP i techniczne cechy przeglądarki, wyłącznie po to, by odróżnić człowieka od automatu.

3. Odbiorcy i procesorzy danych

Twoje dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane w naszym imieniu:

  • Resend, Inc. (USA) — dostawca usługi wysyłki e-mail używanej do przesyłania potwierdzenia zapytania. Transfer danych do USA odbywa się na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
  • Cloudflare, Inc. (USA) — dostawca hostingu strony internetowej, bazy danych przechowującej rejestr zapytań ofertowych oraz zabezpieczenia antyspamowego formularza (Cloudflare Turnstile — sprawdza, czy zgłoszenie wysyła człowiek; nie służy do profilowania ani śledzenia między witrynami) oraz usługi Workers AI, w której model językowy pomaga nam układać odpowiedzi na korespondencję i odczytywać tekst ze skanów (sekcja 9), a razem z usługą Cloudflare Images przygotowuje zdjęcia sali do galerii (sekcja 10). Transfer danych do USA odbywa się na podstawie SCC.
  • OVH Sp. z o.o. (Polska) — dostawca skrzynki pocztowej, na którą trafia korespondencja wysyłana na nasz adres e-mail.
  • OVH SAS (Francja) — serwer naszego asystenta, który pomaga układać odpowiedzi na opinie w Google (sekcja 11), na zapytania wysłane na nasz adres e-mail (sekcja 9) i na komentarze pod naszymi postami (sekcja 8). Asystent nie dostaje imion autorów opinii ani imienia i nazwiska, numeru telefonu i adresu e-mail osób, które do nas piszą.
  • Anthropic Ireland, Limited (Irlandia) — dostawca modelu językowego używanego przez asystenta do układania odpowiedzi na opinie (sekcja 11), na zapytania wysłane na nasz adres e-mail (sekcja 9) i na komentarze pod naszymi postami (sekcja 8). Dane są przetwarzane także w USA; transfer danych do USA odbywa się na podstawie SCC.
  • GitHub, Inc. (USA) — dostawca repozytorium kodu, w którym cotygodniowo zapisujemy kopię bezpieczeństwa bazy zapytań. Kopia jest przechowywana przez 90 dni, po czym usuwa się automatycznie. Transfer danych do USA odbywa się na podstawie SCC.
  • Kopie zapasowe poza usługami chmurowymi — raz na kwartał odkładamy kopię bazy na dysk poza kontem GitHub (dysk zewnętrzny albo Google Drive, Google Ireland Limited). Robimy to na wypadek awarii konta, na którym leży zarówno kod, jak i jedyna kopia bazy.

Kopię Standardowych Klauzul Umownych (SCC), na podstawie których dane trafiają do USA, możesz otrzymać na prośbę — napisz do nas na adres podany w sekcji 1.

Dane nie są sprzedawane ani przekazywane innym podmiotom trzecim w celach marketingowych.

4. Czas przechowywania danych

Dane z zapytania, które nie zakończyło się rezerwacją, usuwamy automatycznie po upływie 24 miesięcy od dnia jego przesłania — nie wcześniej jednak niż po dacie planowanej uroczystości. Dane zapytań zakończonych rezerwacją po tym samym czasie anonimizujemy: usuwamy imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i treść wiadomości, a zachowujemy wyłącznie informacje o samej imprezie (termin, liczba gości, kwota, skąd o nas wiesz), potrzebne do rozliczeń i statystyk. Dokumenty związane z zawartą umową przechowujemy przez czas wymagany przepisami prawa (m.in. przepisy podatkowe — 5 lat od końca roku, w którym umowa została wykonana).

Ten sam termin 24 miesięcy obowiązuje dane pomocnicze, które powstają z Twojego zapytania w naszych systemach wewnętrznych — na przykład zestawienia najczęściej zadawanych pytań albo notatki robocze. Nie żyją one dłużej niż samo zapytanie.

Kopie zapasowe: usunięcie danych na Twoje żądanie obejmuje także kopie bezpieczeństwa. Kopie na GitHubie usuwają się same po 90 dniach; kopię odłożoną poza chmurą usuwamy ręcznie przy najbliższym kwartalnym przeglądzie, najpóźniej w ciągu trzech miesięcy od zgłoszenia. Do tego czasu dane w kopii nie są w żaden sposób wykorzystywane — służą wyłącznie odtworzeniu bazy po awarii.

5. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych przysługuje Ci prawo do:

  • dostępu do swoich danych osobowych,
  • sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych,
  • usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"),
  • ograniczenia przetwarzania,
  • przeniesienia danych w powszechnie używanym formacie strukturyzowanym,
  • sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
  • cofnięcia zgody w dowolnym momencie — w zakresie, w jakim przetwarzamy dane na jej podstawie. Wystarczy wiadomość na adres podany niżej; cofnięcie jest tak samo łatwe jak jej udzielenie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy przed jej cofnięciem, ani na dane, które musimy zachować z innego powodu — na przykład na dokumenty księgowe wystawione do zawartej umowy,
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

6. Kontakt w sprawach ochrony danych

W sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych możesz skontaktować się z administratorem pod adresem e-mail biuro@podbocianami.pl lub pisemnie na adres wskazany w sekcji 1.

7. Statystyki odwiedzin strony

Do pomiaru ruchu na stronie używamy narzędzia Cloudflare Web Analytics, które nie korzysta z plików cookies, nie tworzy profili użytkowników i nie śledzi Cię między witrynami. Zbierane są wyłącznie zbiorcze, anonimowe dane techniczne (odwiedzona podstrona, źródło wejścia, typ przeglądarki i urządzenia, kraj) — nie da się ich powiązać z konkretną osobą. Z tego powodu strona nie wyświetla banera zgody na pliki cookies.

8. Strona sali na Facebooku

Prowadzimy stronę sali na Facebooku (facebook.com/salapodbocianami). Raz dziennie nasz system odczytuje z niej zbiorcze liczby — obserwujących, postów, reakcji, komentarzy, udostępnień i zasięgu — oraz treść najnowszych komentarzy pod naszymi postami z ostatnich 30 dni. Robimy to po to, żeby nie przeoczyć pytania o termin, cenę albo ofertę i odpowiedzieć na nie; to nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). System nie pobiera imion, nazwisk ani identyfikatorów autorów komentarzy. Zapisuje liczby, a przy komentarzu z ostatniej doby, który jest takim pytaniem (albo, pod naszym postem ze zdjęciami sali, prośbą o usunięcie zdjęcia), także krótki fragment jego treści razem z identyfikatorem i godziną komentarza (żeby dało się do niego wrócić) — bez autora. Pozostałych komentarzy nie zapisuje. Te dane przechowujemy nie dłużej niż 24 miesięcy. Na komentarze pod naszymi postami na Facebooku i Instagramie może odpowiadać nasz asystent (sekcja 3) — dostaje wyłącznie treść komentarza, bez autora, a każda odpowiedź przechodzi nasze sprawdzenie treści i czeka co najmniej 30 minut, w których możemy ją zatrzymać.

Statystyki strony na Facebooku przetwarzamy wspólnie z Meta Platforms Ireland Limited — jako współadministratorzy, na zasadach dodatku Meta o statystykach stron (Page Insights Controller Addendum). Meta odpowiada za zbieranie tych danych i za realizację Twoich praw w tym zakresie; komentarze i wiadomości na Facebooku podlegają też zasadom prywatności Meta.

9. Poczta na adres biuro@

Wiadomości wysłane na nasz adres e-mail trafiają do skrzynki prowadzonej przez OVH Sp. z o.o. (Polska, grupa OVHcloud). Nasz system co kilkanaście minut odczytuje nowe wiadomości z tej skrzynki i zapisuje w bazie (Cloudflare, sekcja 3): adres i nazwę nadawcy, temat, treść wiadomości oraz tekst odczytany z załączonych pism i skanów (samych plików nie przechowujemy). Odczytuje też nasze własne odpowiedzi z folderu wysłanych (bez cytowanej pod nimi korespondencji) i to, czy na wiadomość już odpowiedzieliśmy, żeby rozmowa z Tobą była w jednym miejscu. W samej skrzynce system niczego nie usuwa: przenosi masowe powiadomienia do osobnego folderu, a przygotowaną przez nas odpowiedź odkłada do wersji roboczych i kopii wysłanych. Robimy to, żeby odpowiedzieć na korespondencję i nie przeoczyć ważnego pisma. Gdy piszesz w sprawie uroczystości, podstawą jest podjęcie działań przed zawarciem umowy na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); w pozostałych przypadkach — nasz prawnie uzasadniony interes, jakim jest prowadzenie korespondencji firmy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Przy układaniu propozycji odpowiedzi oraz przy odczytywaniu tekstu ze skanów i zdjęć treść wiadomości przetwarza model językowy w usłudze Cloudflare Workers AI. Treść nie jest zapisywana w dziennikach tej usługi i — zgodnie z zasadami Cloudflare — nie służy do trenowania modeli. Ten model (Cloudflare Workers AI) niczego nie wysyła i o niczym nie decyduje: przygotowaną przez niego odpowiedź czyta, poprawia i wysyła człowiek. System może też zaproponować nam zapamiętanie terminu z pisma (na przykład daty końca polisy) — taką propozycję również zatwierdza człowiek.

Na nowe zapytania o uroczystość, które przychodzą na nasz adres e-mail, może odpowiadać nasz asystent działający na serwerze OVH SAS we Francji z modelem firmy Anthropic Ireland, Limited (przetwarzanie także w USA; transfer na podstawie SCC). Asystent dostaje wyłącznie treść pytania, rodzaj uroczystości, datę, liczbę gości i język pytania (polski albo angielski — odpowiadamy w języku, w którym nam napisano) — bez imienia i nazwiska, numeru telefonu i adresu e-mail, które nasz system usuwa z treści przed przekazaniem. Komunię, chrzciny i inne słowa o obrzędach religijnych system zastępuje — w rodzaju uroczystości i w treści pytania — określeniem „przyjęcie rodzinne”, więc asystent nie dowiaduje się o wyznaniu. Cenę i informację o terminie wstawia do odpowiedzi nasz system z cennika i kalendarza, a pierwsze zdanie odpowiedzi mówi, że pisze asystent AI. Każda taka odpowiedź czeka 30 minut — w tym czasie możemy ją zatrzymać — i wychodzi między 8:00 a 21:00. Reklamacje, płatności, zmianę lub odwołanie rezerwacji, przyjęcia po pogrzebie i kolejne wiadomości po odpowiedzi asystenta prowadzi wyłącznie człowiek. Rozmowę asystenta usuwamy z serwera w ciągu 24 godzin od przygotowania odpowiedzi. Gdy zatrzymamy albo poprawimy odpowiedź asystenta, zapisujemy treść tej odpowiedzi i naszej poprawki — nasz system usuwa z nich wcześniej adresy e-mail, numery telefonu oraz imię i nazwisko — i kasujemy ją po 90 dniach (przy odpowiedziach na opinie i komentarze po 30 dniach). Podstawa jest ta sama co przy korespondencji: podjęcie działań przed zawarciem umowy na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Korespondencję i tekst załączonych pism przechowujemy nie dłużej niż 24 miesięcy. Wiadomości rozpoznane jako masowe albo automatyczne (newslettery, powiadomienia) przechowujemy 30 dni, po czym usuwają się same. Oryginały wiadomości pozostają w skrzynce pocztowej na zasadach zwykłej korespondencji firmowej. Żądanie usunięcia danych (sekcja 5) obejmuje także te zapisy.

10. Zdjęcia sali w galerii

Zdjęcia sali, które dodajemy do galerii z naszego folderu na Dysku Google (Google Ireland Limited), robimy najczęściej przed przyjściem gości — nakryte stoły, dekoracje i otoczenie budynku. Na części z nich widać ludzi: naszą obsługę, odbicie w lustrze, czasem gości, także dzieci. Do tego folderu trafiajątylko zdjęcia, na których publikację mamy zgodę widocznych osób (za dziecko — rodziców) — zgodę uzyskujemy, zanim zdjęcie się tam znajdzie. Zdjęcie z osobą publikujemy potem tak jak pozostałe: w galerii, na stronie sali na Facebooku (Meta Platforms Ireland Limited) i w naszej wizytówce w Mapach Google (Google Ireland Limited). Zanim zdjęcie trafi do galerii, przetwarzają je usługi Cloudflare Imagesi Cloudflare Workers AI (sekcja 3): pierwsza pomniejsza zdjęcie i usuwa z pliku dane o miejscu i aparacie, druga wyłącznie sprawdza, czy na zdjęciu jest osoba albo napis z imieniem lub datą. Zdjęcie z osobą albo z napisem z imieniem lub datą (np. na torcie albo tablicy powitalnej) trafia na stronę tylko wtedy, gdy człowiek świadomie je wybierze — wrzucając je do naszego folderu (robi to wyłącznie właściciel sali, który ma zgodę osób na swoich zdjęciach). System nie odkłada takiego zdjęcia do osobnego potwierdzenia. Dotyczy to także imienia lub daty na dekoracji: właściciel wrzuca do folderu tylko zdjęcia, które może opublikować, a zdjęcie z takim napisem publikujemy potem tak jak pozostałe — system nie odsuwa go na dalsze miejsce i nie pomija go przy wyborze zdjęć do posta. Nie rozpoznajemy twarzy ani osób. Z tego sprawdzenia zapisujemy tylko oznaczenia bez obrazu (np. rodzaj ujęcia) — przy zdjęciach nieopublikowanych usuwamy je po 60 dniach, przy opublikowanych po 24 miesiącach. Poza opublikowanymi zdjęciami nie przechowujemy żadnych obrazów: oryginały zostają w naszym folderze na Dysku. Zdjęcia z folderu publikujemy automatycznie raz w tygodniu, w niedzielę wieczorem, najwcześniej 12 godzin po sprawdzeniu i nie wcześniej niż rano dnia po przyjęciu — do tego czasu właściciel może publikację wstrzymać albo odznaczyć dowolne zdjęcie; zdjęć z dnia stypy system nie publikuje sam nigdy. Starsze zdjęcia galerii wybieraliśmy ręcznie, zanim wprowadziliśmy tę kontrolę. Kilka zdjęć z jednego przyjęcia — wybranych przez człowieka jak wyżej, a zdjęcie z osobą tylko za zgodą osób na nim widocznych — publikujemy też na stronie sali na Facebooku (sekcja 8), a kilka z nich wysyłamy też do naszej wizytówki w Mapach Google (Google Ireland Limited; Google sprawdza je przed pokazaniem) — zawsze jako plik bez danych o miejscu i aparacie. W tygodniu bez nowych zdjęć publikujemy na stronie sali na Facebooku i w wizytówce automatycznie kilka zdjęć z jednej karuzeli naszej galerii (także starszych) — na Facebooku ze stałym, wcześniej przygotowanym podpisem; zdjęć z posta, który usunęliśmy, nie publikujemy ponownie w żadnym z tych miejsc, a zdjęcie usunięte z galerii nie wraca nigdzie. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes — pokazanie, jak wygląda sala (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a przy zdjęciu z osobą — jej zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 81 ustawy o prawie autorskim), którą można w każdej chwili wycofać — wtedy zdjęcie zdejmujemy.

Jeśli na którymkolwiek zdjęciu w galerii jest coś, co Ciebie dotyczy (Twój wizerunek, także w lustrze, albo Twoje imię na dekoracji), napisz na adres z sekcji 6 — na każdą taką prośbę, bez pytania o powód, zdejmiemy zdjęcie ze strony (i post z nim z Facebooka, a z wizytówki w Mapach Google — samo zdjęcie), zwykle tego samego dnia, i poprosimy Google o usunięcie go z wyników wyszukiwania.

11. Opinie o sali w Google

Odpowiadamy na opinie wystawione naszej sali w Mapach Google. Nasz system odczytuje z profilu firmy opinie razem z imieniem, które autor pokazuje publicznie, oceną i treścią. Krótką odpowiedź pomaga ułożyć model językowy: Cloudflare Workers AI (sekcja 3) albo nasz asystent działający na serwerze OVH we Francji z modelem firmy Anthropic (sekcja 3) — asystent dostaje wyłącznie ocenę i treść opinii, bez imienia autora. Każda odpowiedź przechodzi nasze sprawdzenie treści (bez cen, terminów i obietnic) i może zostać opublikowana automatycznie; tuż przed publikacją system odczytuje opinię ponownie i nie publikuje, jeśli autor ją zmienił albo już mu odpowiedzieliśmy. To nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): odpowiadanie osobom, które same opisały u nas swoją uroczystość. Treść opinii i imię autora usuwamy z naszej bazy zaraz po opublikowaniu odpowiedzi, a najpóźniej po30 dniach; zostają ocena i nasza odpowiedź. Samą opinię i odpowiedź przetwarza Google (Google Ireland Limited) na swoich zasadach.

12. Grupy na Facebooku

Nie przeglądamy dziś grup na Facebooku żadnym programem. Jeśli w lokalnej grupie ktoś pyta o salę, a my to zauważymy, odpowiadamy sami, ręcznie. Wcześniej (do października 2026) posty z jednej publicznej grupy pobierała dla nas firma Apify Technologies s.r.o. (Czechy); zapisane wtedy wpisy usuwamy automatycznie po 14–16 dniach — ostatnie znikną z naszej bazy najpóźniej 27 października 2026 r.

13. Prośba o opinię po przyjęciu

W formularzu zapytania jest osobne, dobrowolne pole zgody na prośbę o opinię. Domyślnie jest niezaznaczone, a bez niego zapytanie i rezerwacja działają tak samo. Jeśli je zaznaczysz, a przyjęcie odbędzie się u nas, dzień po nim wyślemy na podany adres e-mail jedną wiadomość z prośbą o opinię w Google i linkiem do jej wystawienia (przez Resend, sekcja 3). Nie przypominamy, a wiadomość ma stałą treść, bez kwot i terminów. Podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), także na otrzymanie tej wiadomości drogą elektroniczną. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili wiadomością na adres z sekcji 6; wtedy prośba nie zostanie wysłana. Przy zapytaniu zapisujemy treść zgody, którą zaznaczyłeś(-aś), i przechowujemy ją tak długo jak samo zapytanie (sekcja 4).

14. Wiadomości do strony sali na Messengerze

Gdy piszesz do strony sali na Facebooku przez Messengera, Meta przekazuje nam tę wiadomość, a nasz system zapisuje ją w bazie (Cloudflare, sekcja 3): treść wiadomości (do 2000 znaków), liczbę załączników (samych plików nie pobieramy), godzinę wysłania i identyfikator, który Meta nadaje Ci wyłącznie na potrzeby rozmowy z naszą stroną. Twojego imienia, nazwiska ani zdjęcia profilowego nie zapisujemy. Zapisujemy też nasze odpowiedzi wysłane w Messengerze, żeby było wiadomo, że ktoś już odpowiedział. Robimy to, żeby odpowiedzieć na Twoją wiadomość i jej nie przeoczyć. Gdy piszesz w sprawie uroczystości, podstawą jest podjęcie działań przed zawarciem umowy na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); w pozostałych przypadkach — nasz prawnie uzasadniony interes, jakim jest prowadzenie korespondencji firmy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nasz asystent (sekcja 3) tych wiadomości dziś nie czyta i na nie nie odpowiada, a nasz system nie przekazuje ich żadnemu modelowi językowemu — odpowiadamy sami. Wiadomości usuwamy z naszej bazy po 30 dniach od otrzymania (kopie bezpieczeństwa bazy — na zasadach z sekcji 4). Sama rozmowa zostaje w Messengerze, który prowadzi Meta Platforms Ireland Limited na własnych zasadach prywatności.

Ostatnia aktualizacja: 14 października 2026 r.

Skontaktuj się z nami